Menjaga keamanan dokumen penting di kantor menjadi tanggung jawab utama setiap perusahaan. Pemilihan penyimpanan yang tepat akan melindungi aset dari risiko pencurian, kebakaran, dan potensi kerusakan lainnya. Berikut kami sajikan tips memilih lemari brankas kantor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. memahami cara memilih lemari brankas kantor yang sesuai.
Fungsi Lemari Brankas Kantor
Cipta Office – Brankas tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan biasa, tetapi memiliki manfaat lebih luas. Berikut beberapa fungsi utamanya dalam mendukung operasional kantor.
Menyimpan Dokumen Penting
Arsip-arsip perusahaan harus tersimpan dalam kondisi aman dari kerusakan dan pencurian. Dokumen seperti akta pendirian, kontrak kerja, serta laporan keuangan membutuhkan tempat penyimpanan khusus. Perlindungan ekstra dapat mencegah dokumen hilang akibat bencana atau kejadian tak terduga.
Melindungi Barang Berharga
Tidak hanya dokumen, barang berharga seperti perhiasan atau uang tunai perlu perlindungan khusus. Dengan sistem keamanan tinggi, pencurian dapat dicegah dan aset tetap aman. Kunci kombinasi dan bahan tahan api menjadi fitur penting yang mendukung fungsinya.
Menjaga Keamanan Data Digital
Banyak perusahaan menyimpan hard drive, flash disk, atau media penyimpanan lainnya yang berisi data penting. Peralatan elektronik tersebut rentan terhadap kerusakan akibat suhu atau kelembaban yang tidak stabil. Brankas modern dirancang agar tahan terhadap gangguan eksternal yang membahayakan perangkat penyimpanan data.
Menghindari Akses Tidak Sah
Tidak semua karyawan memiliki wewenang untuk mengakses informasi atau barang tertentu. Dengan sistem pengamanan yang baik, akses dapat dibatasi hanya untuk pihak berkepentingan. Hal ini mencegah penyalahgunaan atau kebocoran data perusahaan yang berpotensi merugikan bisnis.
Tips Memilih Lemari Brankas
Membeli brankas untuk kantor bukan hanya sekadar mencari tempat penyimpanan biasa. Beberapa faktor perlu diperhatikan agar brankas yang dipilih benar-benar sesuai kebutuhan.
Sesuaikan dengan Kapasitas Penyimpanan
Ukuran brankas harus cukup untuk menyimpan dokumen serta barang berharga lainnya. Jangan memilih ukuran terlalu kecil karena dapat membatasi ruang penyimpanan di masa mendatang. Pastikan juga ruangan memiliki tempat yang cukup untuk menampung brankas dengan nyaman.
Pilih Material yang Tahan Lama
Keamanan brankas bergantung pada bahan pembuatannya yang harus tahan terhadap api serta benturan keras. Baja berkualitas tinggi sering digunakan agar tidak mudah ditembus atau dirusak. Material tahan api juga penting untuk melindungi dokumen saat terjadi kebakaran.
Perhatikan Sistem Keamanan
Berbagai jenis penguncian seperti kombinasi manual, digital, atau sidik jari tersedia di pasaran. Pilih sistem yang paling sesuai dengan tingkat keamanan yang diinginkan. Pastikan penguncian mudah digunakan tanpa mengurangi faktor keselamatan penyimpanan.
Sesuaikan dengan Anggaran
Harga brankas bervariasi tergantung fitur dan tingkat keamanannya yang ditawarkan. Menentukan anggaran sebelum membeli dapat membantu memilih produk terbaik dalam rentang harga yang sesuai. Investasi dalam perlindungan aset perusahaan harus dipertimbangkan sebagai langkah jangka panjang.
Bagaimana Cara Perawatan Brankas?
Perawatan rutin brankas sangat penting untuk menjaga fungsinya agar tetap optimal dalam jangka panjang. Beberapa langkah berikut dapat membantu memastikan brankas selalu dalam kondisi terbaik.
Bersihkan Secara Berkala
Debu dan kotoran yang menempel pada permukaan brankas dapat merusak estetika dan materialnya. Gunakan kain lembut serta cairan pembersih yang aman agar permukaannya tetap terjaga. Hindari bahan kimia keras yang dapat merusak lapisan luar dan bagian dalamnya.
Periksa Sistem Penguncian
Pastikan mekanisme kunci tetap berfungsi dengan baik setiap kali digunakan untuk membuka atau menutup. Jika ada kesulitan dalam memutar kombinasi atau memasukkan kode, segera lakukan pengecekan. Perbaikan dini dapat mencegah terjadinya kerusakan lebih besar pada sistem pengamanan.
Jauhkan dari Tempat Lembab
Kelembaban yang tinggi dapat menyebabkan bagian dalam brankas menjadi berkarat atau rusak. Letakkan di tempat yang kering serta memiliki sirkulasi udara baik untuk mencegah kerusakan akibat kelembaban. Silica gel atau bahan penyerap kelembaban bisa digunakan untuk menjaga kondisi di dalam brankas.
Gunakan dengan Hati-hati
Hindari membanting pintu brankas saat membuka atau menutupnya agar tidak merusak sistem mekanisme. Setiap komponen pengunci memiliki batasan ketahanan tertentu yang harus dijaga agar tetap awet. Jika mengalami kendala saat digunakan, segera konsultasikan dengan teknisi ahli untuk perbaikan.
Nah, itulah penjelasan tentang serta cara memilih lemari brankas yang tepat. Dengan memilih produk berkualitas tinggi, keamanan dokumen dan aset perusahaan akan lebih terjamin. Bagi Anda yang membutuhkan lemari brankas percayakan pada Cipta Office Karawang. Klik link atau tombol di bawah untuk konsultasikan kebutuhan brankas Anda!
Baca juga: Kenali Jenis-jenis Brankas dan Tipe Kuncinya!
Penulis: Lidia Pratama
Editor: Raden Fathria