Ordner, Alat Arsip yang Bantu Jaga Dokumen Jangka Panjang!

Cipta Office – Bagi Anda yang bekerja sebagai administrator maupun arsiparis tentu sangat familiar dengan ordner. Namun untuk karyawan baru, istilah ini asing atau bahkan belum kenal. Untuk itu artikel ini hadir untuk memberikan informasi mengenai salah satu alat arsip yang wajib dimiliki setiap perusahaan. 

Pengertian Ordner

Contoh ordner (Credit to: Freepik)

Secara sederhana ordner merupakan istilah untuk map besar yang digunakan sebagai wadah penyimpanan berkas penting. Bentuknya menyerupai buku dan terbuat dari board atau booth tebal yang keras. Karenanya, ada berbagai istilah yang melekat seperti map ordner, map brief, ring binder, dan lain sebagainya. 

Ukuran dan Bagiannya

Map besar hadir dalam berbagai ukuran sehingga penggunaannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Ukuran-ukuran map besar yang biasa ditemukan di pasaran di antaranya A5, A4, Folio, A3, dan A2. 

Untuk bagian-bagiannya pada map besar terdiri dari pengunci rado, ring binder, label, dan finger ring.

• Pengunci rado: Proteksi bagian cover depan agar map besar tidak mudah terbuka meski isinya penuh
• Ring binder: Tempat memasukkan kertas atau dokumen yang dilengkapi penahan kertas agar tidak goyah, miring maupun terlipat
• Area label: Area untuk mengkategorikan map besar berdasarkan urutan angka, format isi, dan sebagainya. Ada yang berupa stiker, kertas, atau area khusus yang menyatu dengan map dan bisa ditulisi
• Finger ring: Lubang di sisi samping yang memudahkan map mudah ditarik atau diambil dari lemari atau tempat arsip lainnya

Ilustrasi menambil ordner dengan finger ring (Credit: Freepik)

Sebagai informasi tambahan, selain ukuran map besar juga hadir dalam berbagai warna. Beberapa warna populer misalnya merah, biru, hijau, pink, kuning, hingga hitam. Bahkan merek map besar seperti Bantex, memiliki 25+ warna yang menarik untuk dipinang.

Fungsinya

Penyimpanan Multifungsi

Fungsi utama dari map besar yakni sebagai tempat penyimpanan multifungsi milik pribadi maupun perusahaan. Berkas yang diarsipkan beragam mulai dari slip pembayaran, faktur pajak, hingga formulir pendaftaran.

Melindungi Dokumen

Map besar berfungsi untuk menjaga dan melindungi dokumen dari potensi kerusakan, tercecer, maupun hilang. Selain itu, dokumen yang diarsipkan dengan baik tentu lebih terjamin keamanannya dibanding berkas yang disimpan sembarangan. 

Menghemat Ruang

Fungsi lain dari sebuah map besar ialah membantu menghemat ruang penyimpanan. Hal ini berbanding terbalik dengan tumpukan berkas yang justru membuat ruangan terasa penuh dan berantakan.  

Meningkatkan Efisiensi

Dokumen milik perusahaan pastinya sangat banyak dan tanpa pengarsipan yang baik dapat menyulitkan proses pencarian. Dengan map besar, hal ini lebih mudah diatasi dan menghemat waktu pencarian. Apalagi jika berkas dikategorikan dengan baik berdasarkan jenis, abjad, dan index lainnya.

Cara dan Tips Menggunakan Ordner

Berikut cara mudah menggunakan map besar.

1. Lubangi dokumen yang hendak dimasukkan ke dalam map besar sesuai jumlah ring binder. Biasanya setiap map besar memiliki dua atau empat ring binder. 
2. Buka tuas ring binder ke atas hingga ring binder terbuka sempurna. Jangan lupa untuk memindahkan penahan kertas di ring binder ke sebelah kiri terlebih dahulu. Masukkan dokumen yang telah dilubangi dan turunkan tuas untuk mengunci ring binder.
3. Pindahkan penahan kertas ke sisi kanan atau atas kertas dan tekan ‘ceklekan’ penahan kertas untuk mengunci kertas. Tenang saja penahan kertas ini tidak akan meninggalkan bekas atau merusak dokumen Anda. 

Sedikit Tips

1. Pastikan ukuran kertas sesuai atau tidak lebih besar maupun kecil dari map besar
2. Simpan map besar di dalam lemari arsip yang kering dan tidak lembab
3. Tambahkan label sesuai kategori pada sisi map besar

Berdasarkan penjelasan di atas, jelas bahwa sudah seharusnya setiap perusahaan memiliki map fail besar. Keberadaannya membantu pengorganisasian fail perusahaan lebih terstruktur dan terjaga. 

Supaya seragam dengan citra perusahaan, Anda bisa custom map fail dengan logo atau nama perusahaan di Cipta Office Karawang. 

Segera hubungi kami melalui link bit.ly/CiptaOfficeWebsite atau tombol di bawah untuk pemesanan ordner custom, ya!

Baca juga: 8 Jenis Alat Kearsipan yang Sebaiknya Dimiliki!