Cipta Office – Pernah kesulitan atau butuh waktu lama dalam mencari sebuah arsip perusahaan? Bila Anda pernah mengalami hal tersebut, berarti manajemen arsip kantor Anda buruk.
Pengelolaan arsip kantor yang buruk ternyata membawa banyak dampak buruk baik bagi perusahaan maupun karyawan kantor. Mulai dari menurunnya efektivitas kinerja, potensi kerusakan dokumen, masalah financial, hingga risiko pencurian data dan informasi. Untuk mengantisipasi hal tersebut, simak lima kesalahan umum pada pengelolaan arsip kantor berikut ini.
Jarang Diketahui, Ini Kesalahan Umum Manajemen Arsip Kantor
Contoh lemari arsip terbuka (Credit: Freepik)
Contoh lemari arsip terbuka (Credit: Freepik)
Menyatukan Semua Jenis Berkas
Kesalahan umum yang banyak dilakukan oleh karyawan atau arsiparis adalah menyatukan semua jenis berkas. Dari aktif, inaktif, hingga arsip terjaga seluruhnya diletakkan dalam satu wadah yang sama.
Nah hal tersebut mengakibatkan sulitnya pencarian data dan bahkan menyia-nyiakan waktu menjadi tidak produktif. Oleh karenanya, solusi dari kejadian ini yakni memisahkan setiap jenis arsip yang ada.
Pisahkan arsip berdasarkan jenisnya dari aktif, inaktif, statis, hingga terjaga. Selanjutnya pisahkan menurut alfabet, masa periode, dan kategori tambahan lainnya.
Jangan lupa untuk menambahkan label atau indeks yang memudahkan pencarian arsip berdasarkan kategori yang telah Anda susun.
Salah Memilih Wadah Penyimpanan
Mengingat Arsip aktif maupun inaktif adalah dokumen penting perusahaan, maka wajib disimpan di tempat yang terjaga.
Anda dapat memilih filing cabinet untuk penyimpanan arsip aktif dan juga inaktif. Sedangkan untuk arsip yang membutuhkan sistem keamanan lebih tinggi, maka pertimbangkan menggunakan brankas.
Ada juga wadah penyimpanan arsip lain seperti rotary atau map arsip yang semuanya dapat Anda pesan custom di Cipta Office.
Akses Arsip yang Terbuka
Kesalahan lain yang tanpa sadar dilakukan seorang arsiparis ialah tidak membatasi akses arsip pada pihak-pihak tertentu.
Kondisi seperti ini tentunya memicu potensi terjadinya pencurian maupun penyalahgunaan bekas arsip perusahaan. Sehingga menimbulkan kerugian pada perusahaan dan pihak terkait akibat kebocoran data.
Jarang Membersihkan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat penyimpanan arsip seperti filing cabinet maupun brankas harus rutin dibersihkan secara berkala.
Membersihkan tempat penyimpanan arsip merupakan salah satu langkah menjaga keutuhan arsip. Hal ini juga sebagai tindakan preventif bila ada kerusakan, kehilangan, maupun serangan serangga.
Hanya Mengandalkan Sistem Pengarsipan Fisik
Kesalahan umum pengelolaan arsip yang banyak ditemukan lainnya yakni hanya mengandalkan sistem pengarsipan fisik saja.
Padahal sistem pengarsipan fisik rentan terhadap kerusakan, pencurian, dan potensi permasalahan lainnya. Sehingga penting untuk mengelola arsip secara digital menggunakan peralatan dan perangkat lunak yang mutakhir.
Anda bisa memulai sistem pengarsipan digital dengan memanfaatkan penyimpanan lokal, cloud, maupun kombinasi keduanya.
Custom Lemari Arsip Kantor
Demikianlah penjelasan singkat mengenai lima kesalahan umum dalam manajemen arsip kantor yang sebaiknya Anda hindari.
Jika membutuhkan lemari arsip atau filing cabinet berkualitas, tenang saja. Silakan hubungi Cipta Office untuk konsultasi hingga custom lemari arsip yang sesuai kebutuhan kantor Anda.
Baca juga: Alat Sortir Arsip yang Harus Dimiliki