Kantor yang efisien membutuhkan peralatan dan perlengkapan kerja yang lengkap. Namun, kehilangan, kerusakan, atau habisnya barang-barang kantor sering kali menjadi masalah yang mengganggu. Padahal, semua itu bisa diatasi dengan inventaris kantor yang tepat.
Lalu, apa sebenarnya inventaris kantor dan bagaimana cara mengelolanya? Simak ulasan lengkapnya dalam artikel ini!
Inventaris Kantor Adalah
Merujuk KBBI, inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik perusahaan, lembaga, maupun organisasi. Daftar tersebut digunakan untuk kelancaran operasional maupun pengelolaan aset.
Cakupan data yang dimuat pada daftar inventaris cukup beragam. Mulai dari nama, jenis, jumlah, lokasi, harga, tahun pembelian, hingga kode barang.
Tujuan Inventaris
Bukan sekadar mencatat, inventaris memiliki segudang tujuan bermanfaat. Lebih lengkapnya bisa Anda lihat di bawah ini.
Ketertiban Administrasi
Tujuan utama inventarisasi ialah menertibkan administrasi di perusahaan. Sederhananya, inventarisasi membantu mengetahui jumlah aset secara akurat dan meminimalisir terjadinya kehilangan barang.
Manfaat lain dari inventarisasi adalah transparansi keseluruhan aset perusahaan. Inventaris juga meningkatkan rasa tanggung jawab seluruh warga perusahaan untuk sama-sama menjaga barang.
Efisiensi Anggaran Perusahaan
Tujuan lain yang sering terlupakan dari pencatatan inventaris ialah efisiensi anggaran perusahaan. Anda cukup membeli barang yang dibutuhkan berdasarkan informasi barang yang ada pada daftar inventaris. Dengan demikian tidak ada pemborosan pembelian barang yang tidak sesuai dengan anggaran perusahaan.
Perencanaan Perawatan atau Penggantian
Terakhir, semua informasi yang ada pada daftar inventaris dapat membantu Anda mengelola seluruh aset perusahaan. Mulai dari menentukan waktu yang tepat untuk perawatan ataupun penggantian aset lama menjadi baru.
Jenis Inventaris
Agar Anda dapat memahami lebih baik mengenai inventaris kantor, kenali jenis-jenisnya berikut ini.
Bahan Habis Pakai
Sesuai dengan namanya, barang habis pakai ialah barang yang durasi pemakaiannya cepat habis. Contoh barang habis pakai yang digunakan perusahaan yakni kertas, staples, lem, pensil, dan lain sebagainya.
Barang Tidak Habis Pakai
Pengertian barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang kali dalam waktu yang lama. Dalam dunia pekerjaan, barang tidak habis pakai terbagi lagi menjadi dua jenis. Peralatan dan perlengkapan kantor.
Barang tidak habis pakai berupa peralatan kantor yaitu gunting, penggaris besi, perforator, dan lainnya. Sedangkan barang tidak habis pakai jenis perlengkapan kantor ialah meja, kursi, komputer, mesin potong, serta masih banyak lagi.
Contoh Inventaris Kantor
Contoh inventaris kantor jenis barang cepat habis: map arsip (Credit: ciptagrafika.com)
Ilustrasi kursi inventaris kantor (Credit to: ciptaoffice.com)
Bagaimana Cara Membuat Inventaris?
Mengumpulkan Data Aset
Langkah pertama membuat inventaris ialah mengumpulkan segala data mengenai aset yang ada di kantor. Pilah dan kelompokkan setiap data berdasarkan kriteria seperti barang habis pakai atau tidak habis pakai. Selain itu Anda juga bisa mengelompokkan data berdasarkan kriteria lainya semacam tempat penyimpanan, tanggal pembelian, dan lainnya.
Menyusun Data Aset
Setelah data rampung, Anda bisa mulai menyusun data aset ke buku induk atau aplikasi inventaris. Susun data berdasarkan rincian yang telah dibuat dan seragamkan simbol, label atau angka untuk kode barang.
Rekonsiliasi Data
Lakukan rekonsiliasi data atau pembaruan data secara berkala dan bertahap. Cek kembali data yang ada sesuai dengan data yang ada di lapangan.
Kini Anda sudah memahami pentingnya inventarisasi pada sebuah perusahaan maupun lembaga, bukan?
Untuk mempermudah penginventarisan, Anda bisa melengkapi, mengganti atau melakukan pengadaan inventaris kantor bersama Cipta Office. Percetakan Karawang yang menyediakan beragam barang inventaris perusahaan seperti map, stapler, hingga kursi kerja.
Tak hanya menjual berbagai produk, Anda juga dapat membuatnya custom (dipersonalisasi) agar lebih personal. Klik tautan ini atau tombol di bawah untuk pemesanan dan konsultasi kebutuhan perusahaan.
Baca juga: Rekomendasi Alat Tulis Kantor yang Wajib Dimiliki!