Cipta Office – Ada banyak setup ruang meeting yang digunakan perusahaan. Salah satu yang paling populer ialah boardroom style. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang setup ruang meeting tersebut, simak penjelasan singkatnya berikut ini.
Pengertian Boardroom Style
Boardroom style merupakan setup ruang rapat dengan meja panjang yang di setiap sisinya dikelilingi oleh kursi. Dengan konsep tersebut, ruangan ini lazim digunakan untuk kegiatan formal atau percakapan terfokus. Misalnya rapat eksekutif, diskusi dewan perusahaan, hingga wawancara dan negosiasi klien.
Kelebihan dan Kekurangannya
Mendorong Interaksi Tatap Muka
Ketimbang jenis ruang rapat lainnya, boardroom style yang paling menonjol ialah mampu mendorong interaksi antar peserta rapat. Posisi kursi yang saling berhadapan memudahkan semua peserta dapat melihat dan mendengar satu sama lain dengan jelas. Sehingga mendorong partisipasi aktif selama diskusi.
Memfasilitasi Pengambilan Keputusan Penting
Ruang rapat ini ideal untuk pengambilan keputusan penting, sesi curah pendapat, maupun perencanaan proyek eksklusif. Inilah mengapa ruang rapat tipe boardroom lebih sering digunakan untuk meeting eksklusif para dewan direksi.
Membangun Hubungan Harmonis
Posisi kursi yang saling berhadapan dan sejajar menunjukkan bahwa setiap peserta memiliki kedudukan yang sama. Dengan demikian menciptakan hubungan yang harmonis dan kolaborasi yang lebih erat antar anggota tim.
Kekurangannya
Kapasitas Terbatas
Kekurangan boardroom ialah tidak mampu menampung lebih banyak peserta rapat. Mengingat satu meja panjang hanya diperuntukkan 10-20 kursi saja. Semakin banyak jumlah pesertanya, maka dibutuhkan ruang yang juga lebih besar.
Kurang Ideal untuk Presentasi Visual
Meski tak terlalu berpengaruh, ruang rapat boardroom kurang ideal untuk presentasi visual yang lebih optimal. Peserta dibagian ujung misalnya, akan sedikit kesulitan untuk melihat layar infocus ke samping. Nah sudut pandang yang terlalu menyamping jelas akan mengurangi efektivitas.
Kurang Fleksibel untuk Aktivitas Lain
Terakhir, ruang rapat tipe boardroom kurang cocok untuk diskusi atau rapat yang membutuhkan banyak pergerakan. Misalnya sesi aktivitas brainstorming kelompok yang membutuhkan ruang lebih besar untuk mobilisasi.
6 Tips Jitu Membuat Ruang Meeting Nyaman yang Efektif untuk Peserta
Contoh ruang rapat boardroom style (Credit: Pinterest)
1. Menentukan Tujuan Ruang Rapat
Sebelum membuat ruang rapat, penting untuk menentukan tujuannya terlebih dahulu. Pertimbangkan apakah ruang rapat ini lebih banyak digunakan untuk diskusi formal atau ruang kolaborasi. Hitung berapa kapasitas yang dapat ditampung dalam satu ruang dan pertimbangan lainnya.
2. Perhatikan Luas Area
Ketika tujuan ruang telah ditetapkan, maka langkah selanjutnya ialah memerhatikan luas area. Dengan area yang disediakan, tipe ruang rapat apa yang lebih cocok untuk digunakan.
3. Gunakan Pencahayaan Tambahan
Untuk mendukung ruang rapat yang nyaman, maka pencahayaan menjadi salah satu pertimbangan utama.
Untuk ruang rapat tipe boardroom, pencahayaan yang digunakan tidak bisa mengandalkan cahaya langsung dari jendela saja. Karena cahaya langsung dapat menyilaukan penglihatan khususnya ketika ada papan atau layar visual. Untuk itu, Anda bisa menggunakan lampu yang mampu memberikan cahaya lebih merata ke seluruh ruangan.
4. Pilih Furnitur yang Tepat
Kegiatan diskusi atau rapat perusahaan lazimnya memakan waktu yang cukup lama. Oleh karenanya, pemilihan furnitur yang tepat dapat mendukung keberlangsungan acara.
Pilihlah meja dan kursi ergonomis yang mampu menopang postur tubuh lebih baik. Hal ini bertujuan memberikan Anda kenyamanan selama beraktivitas.
5. Pertimbangkan Penggunaan Panel Dinding Akustik
Panel dinding akustik berfungsi sebagai peredam gema dan dengung suara serta meningkatkan kualitas suara di dalam ruangan. Demi hasil suara yang baik selama proses rapat, maka kami sarankan Anda memasang panel dinding akustik di ruang rapat.
Keunggulan lain memasang panel dinding akustik ialah memperindah interior ruangan. Mengingat sudah ada banyak model serta warna panel yang bisa disesuaikan dengan citra perusahaan.
6. Maksimalkan Penggunaan Audio Visual Berkualitas
Jika membutuhkan ruang rapat yang lebih ‘profesional’, maka kualitas audio dan visualnya harus oke. Untuk itu, Anda bisa memasang speaker yang membantu suara terdengar lebih jelas dan merata di seluruh ruangan. Demikian halnya dengan layar proyektor untuk menampilkan presentasi selama rapat.
Wujudkan Ruang Meeting Impian Bersama Cipta Office
Mari mewujudkan ruang meeting impian dengan meja, kursi, dan perlengkapan kantor lain dengan Cipta Office. Solusi segala kebutuhan Anda untuk rapat dan kegiatan operasional kantor lainnya.
Untuk mendapatkan produk terbaik, jangan sungkan untuk berkonsultasi dengan tim ahli kami. Segera hubungi WhatsApp di bit.ly/CiptaOfficeWebsite atau klik tombol di bawah untuk terhubung CS Cipta Office.
Baca juga: 6 Jenis Meeting Room yang Cocok untuk Berbagai Keperluan Kantor!